秘書スタッフの1日
秘書は、主に事務所のバックオフィス全般を担当します。
大きく分けると
- 入出金
- 採用関連対応
- 外注さんの対応
- 補助金申請
- お客様からの問い合わせ対応
がメインの仕事です。
それぞれの対応の１日のリアルタイムでの流れを紹介します。
PCでwebサイトやITツールを利用して業務を薦めていくことが
中心のためいつでもどこでもできます。
業務に応じて色んなツールや事務所内でも未経験のツールを
利用するため、サイトのマニュアルなどを調べながら操作方法を
学んでいくことも行うこともあります。
入出金対応がメインの日のスケジュール
入出金の対応は、週に1回 弊所への入金情報の確認と
月1回 給料明細の振込が大きな仕事となります。
また一部のお客様の請求書発行作業も行ってます。
週に1回 弊所への入金情報の確認する日のスケジュール
9：00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備
9：30 銀行のwebサイト（みずほダイレクト）にて入出金対応
経費の振込依頼があれば、振込対応をする。
入金情報を見て入金情報を確認し、請求書発行システム（Misoca）にて、入金情 報を登録する。
入金情報を所内スタッフへgmailやchatworkにて伝達する。
10：00 入金があったお客様には、メール等で入金のお礼を作成する。
※入金が多い日は、量が多く1時間以上かかることも※
お客様あての対応を行った場合は、所内での情報共有のため
kintoneの活動履歴のアプリに情報を登録して顧客対応の履歴を
管理します。
11：30 メールを送信して入金確認業務完了
他の業務へ移る
月1回 給料明細の振込弊所への入金情報の確認する日のスケジュール
9：00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備
9：30 銀行のwebサイトにてスタッフ給料と外注さんへの外注費の振込
大体全部で、15~20人くらいの振込を行います。
銀行振込は午後に対応した場合、当日に振込ができないことも
あるので、朝一に対応してます。
振り込みをした後は、所内間の連絡ツールであるchatworkに
て、事務所スタッフには振り込み連絡と給料明細の送付、外注
さんには振込連絡をします。
給料明細に間違いがあった場合は、修正対応に追われるため少
しあわただしくなります。
10：30～11：00 作業完了
他の業務へ移る
随時 お客様への請求書の発行をする日のスケジュール
～11:00 採用など他の優先する業務を行う
11：00 Misocaにログインする。
見積や請求書を過去作成した請求書を元に作成する。
請求書を作成する時は、見積書を元に請求書を作成してい
るが、許認可手続きを行った際にオプション（手続きの追
加、交通費など）が発生しなかったか？
請求する追加項目の漏れをしないようにお客様のやり取り
をkintoneやExcelの進捗シートを確認して請求書を発行す
る。
採用関連対応がメインの日のスケジュール
採用対応は基本的に毎日行ってますが、内容によって
週に1回や月数回など多々バリエーションがります。
- 毎日行う：応募者の方の対応
- 週1回程度：応募者の方の採否決定とその後の対応
- 月数回：採用説明会、事務所見学会の対応
- 随時：面接準備と対応
※採用の対応では、自身でメールの文面を考えて、
メール案を作成することが多くなります。
応募者の方の対応のみの日
9：00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備
9：30 採用対応開始
❖求人媒体（タウンワーク、ハローワーク、indeed、
engage）や 弊社のエントリーフォームからの新規応募の確
認し、応募者へ求人媒体のシステムからプレエントリーの依
頼をメールで案内する
情報共有シート（googleスプレッドシート）に記載。
記載内容の一次審査を（googleスプレッドシート）行う。
❖適性試験（スカウター）の登録とご案内する。
案内はスカウターシステムから送信している。
❖説明会と2次課題のご案内をgmailより行う
10：00 新規応募者のエントリーフォームの記載内容の一次審査を行う
10：30 採用関連のメールの対応
❖受領した課題をgoogleDriveに格納と
受領確認をgmailにて返信
❖面接の日程を所内でchatoworkで調整
❖求人について質問回答の案 作成
❖スカウターの受検結果の確認と整理
11：00～11：15 作業終了
他の業務へ移る
週1回程度：応募者の方の採否決定がある日
毎日行う応募者の対応を行ったあと
11：15～30 採否決定のミーティングの準備とzoomのURLを設定
❖採否判断ができる人の情報をシート上で整理して、ミーティン
グを円滑に薦めるようにする
❖zoomでミーティングを行う場合は、zoomの会議の登録を
行い関連者へ通知する。
11：30～12：30 zoomもしくは対面で採否決定のミーティングを
先生と一緒におこない、次のアクションを決める。
（↑時間は日によって替わる）
12：30～ 他の業務を優先する際は他の業務を行う
or
12：30～ 優先する他の業務がない場合は、ミーティングで決まった応募者のかたの次の対応を行う。
おもにgmailメールにて対応
❖選考通過連絡
課題を依頼する場合はその課題に関するファイルの設定
❖職務経歴書の依頼→弊社書式を用いるので
google Driveにて共有設定とファイルのURL
を設定する
❖採用連絡
❖不採用連絡
13：30～14：30 作業終了
他の業務へ移る
月数回：採用説明会、事務所見学会の対応がある日
■採用説明会がある日（@zoomで説明会を行います）
～11：45 他の業務を行ってます。
11：45 zoomにログインして、事前に設定した採用説明会の会議に
参加し、開始をまちます。
開始までは基本的は柏崎先生が対応します。
12：00-14：45頃 zoomによる説明会が開始
遅れてログインしてきた人や途中で接続が悪くなって
説明会から退出した人の再入室許可をzoom上で行う
14：30-15：00 次回の採用説明会に向けてホームページ等の
修正作業を行う
❖次回のzoomの設定
次回開催時の会議登録をzoomのサイトから行い、
皆様に案内するURLとIDを設定する
❖採用ホームページ（QHMを試用）上の開催の日程と
次回のミーティングURLのを修正
❖参加申込者への連絡する内容をアスメルにて訂正
■事務所見学会の翌日
※事務所見学会は先生が全て対応します。
その翌日
11：00～11：15 次回の事務所見学会に向けてホームページ等の修正作業を行う
❖採用ホームページ（QHMを試用）上の開催の日程を
修正
❖参加申込者への連絡する内容をアスメルにて訂正
随時：面接がある日
面接開始の2-3時間前までに 面接時に行う、適性試験（スカウター）の設定と案内をメールで行う
面接開始時間 事務所勤務の方は、面接者のはじめの対応を行う
(面接方法がzoom、来所の場合どちらも）。
面接時課題の案内等
外注さん対応がメインの日のスケジュール
弊所は、数多くの外注さんのサポートを受けております。
外注さんとは事務所と直接契約するかた、クラウドソーシングサイト（ランサーズ）を利用してお仕事をお願いしてます。
秘書は主にランサーズの対応をしております。内容によって週に1回や月数回など多々バリエーションがります。
- 毎日行う：ランサーズでの進捗確認や発注者の対応、データ送付やメール対応
- 週数回程度：検品をする
- 月数回： 依頼する仕事の発注
毎日：ランサーズの進捗確認のみの日
～10：00 他の業務
10：00-10：15 ランサーズにログインする。
❖進行している案件の進捗管理（作業完了した案件
の支払対応、作業者の選定や決定の作業等を
サイト の発注者管理画面から行う）
❖ランサーズ届いているメールがあれば、その返信
の対応をする
メール対応の詳細
・作業をして下さった方の納品物の確認とお礼
・発注している仕事に質問がきたらその対応
・納期について相談があればその対応
❖仕事の依頼、依頼者決定、納品連絡、支払いなど
すべてランサーズのシステムで行います。
❖ランサーズでは、音声データのやり取りをするこ
とがあります。
データ量が多いのでギガファイル便やgoogle Drive
のURLを用いた共有方法を使ってデータを送信しや
すくしたりすることもあります。
※メルカリを使った事があれば、それと似た流れなのでイメージがしやすいです。※
週数回：検品がある日の対応
- 11：30 先に対応しなくてはいけない業務を処理する
11：30-11：45 ランサーズにログインして、
進行している案件の、進捗管理など一連の確認を する
11：45-13：45 検品作業を行う。
❖納品はランサーズのメッセージでExcelやwordで届きます。
❖発注した仕事内容にもよりますが、ボリュームが
多いものは大体１～2時間掛けて発注した内容と納品物が
それに見合っているか確認
❖内容ば不適合な場合は、作業者にどこがだめで、
どのように修正してほしいか指示をだして、修正を依頼する
（月数回： 依頼する仕事の発注がある日の対応）
～11：30 先に対応しなくてはいけない業務を処理する
11：30- ランサーズのサイト上から発注する仕事の内容を作成する
❖発注する仕事内容は、先生からざっくりとした概案の指示
（概要と発注の目的）がある。
それに合わせて、過去に出した案件や他の方が出している案
件を参考に発注する仕事の内容を考える。
12：00～1２：30 発注する案ができたら先生に確認して、発注する。
修正がなければ、その内容でランサーズのサイト
から依頼を登録して発注する
修正指示があれば、再度修正して先生の意図に合う 内容に変更
問い合わせ対応時のスケジュール
弊社がお客様から受ける問い合わせの手段は大きく下記3つあります。
- 電話
- メール
- HPに設置している問い合わせフォーム
こ ち らに届いたお問い合わせをスタッフにお知らせするために、
kintoneの問い合わせアプリに情報を記載してます。
こ ち らは毎日対応します。
9：00～9：15 前日に退勤した後から出勤までにあった問い合わせを確
認します。
問い合わせはgmailやchatworkに通知が来るので、
そこから情報を拾ってkintoneに登録します。
その後他の業務を行います。
業務量によりますが、勤務中は他の業務の合間に手が空いた先に、
営業中に入った問い合わせがあれば、随時kitnoneのお問い合わせ管理にいれます。
12：45頃～13：00 勤務中に入った問い合わせを確認し、kintoneに登録します。
補助金申請など対応時のスケジュール
事務所運営の資金確保の1つの方法として、補助金を活用しております。
数か月に1回くらいの割合で、補助金に関するの作成作業があります。
補助金業務は大きく分けて
- 補助金申請業務
- 補助金 実績報告業務
にわかれます。
年度が替わったはじめは申請業務が、年度の後半は報告業務が多くなります。
【補助金申請業務がある日のスケジュール
補助金申請がある際は、1日で作業は終らず2~3週間くらいは、
申請に必要な書類の収集と作成をしています。
（申請作業開始前）
～11：30 他の優先する業務を行う
11：30-14：00頃 申請する補助金のサイトを一読、補助金の要綱を読
み申請に必要な書類、〆切などを把握する。
〆切に間に合うように作業スケジュールをたてる
（申請作業開始）
～11：30 他の優先する業務を行う
11：30-14：00頃 作業開始前に読んだ要綱に併せて資料を収集する。
❖申請書式が決まっていることが多いので、その
申請書式は補助金のサイトにデータがあるの
で、ダウンロートする。wordかExcelのファイ
ルであるこが多いです。
❖申請は補助金によって郵送やインターネットか
らの応募でのみ受け付ける場合様々です。
インターネットで申し込むときは、通販サイト
の送付先の情報を入れるような形式が多いで
す。
申請フォームは補助金よって記載方法がか
わります。
大体、申請〆切の３週間くらいから作業を始めます。
申請が終るまでは大体1-2時間くらいは作業状況に併せて
出勤時はほぼ毎日、申請書類を作成してます。
【補助金 実績報告書作成 業務がある日のスケジュール】
補助金実績報告書がある際は、申請時と同じで1日で作業は
終らず2~3週間くらいは、申請に必要な書類の収集と作成をしています。
実績報告書作成 作業開始前
～11：30 他の優先する業務を行う
11：30-14：00頃 実績報告をする補助金の要綱を読み、実績報告に
必要な書類、〆切 などを把握する。
〆切に間に合うように作業スケジュールをたて
る。
〆切は厳守になるので、そこは注意します。
実績報告書作成 作業開始
～11：30 他の優先する業務を行う
11：30-14：00頃 作業開始前に読んだ実績報告の内容に併せて資料を収集する。
❖補助金が採択された場合は、その時にある程度必
要な収集資料の提示があるので、補助金で購入す
るものは事前にある程度必要な書類（見積書、請
求書、領収書、製品の仕様書）を纏めてるのでそ
こから情報をひっぱってきて作成することが多いです。
❖実績報告申請書は書式が決まっていることが多く、
その申請書式は補助金のサイトにデータがあるので、
ダウンロートする。
wordかExcelのファイルであることが多いです。
❖実績報告書は、郵送提出が多いです。
ファイル作成後は、書類が手元に残らないのでスキャナーで
作成した書類はスキャナーでデータをとります。
こちらも補助金の申請と同じで申請期限に間に合うように
スケジュールを組みます。
申請が終るまでは大体1-2時間くらいは作業状況に併せて出勤時は
ほぼ毎日、申請書類を作成してます。