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行政書士って何する人か・弊社で求めている能力について

行政書士って何する人か・弊社で求めている能力について

行政書士は、どんなお仕事?

通常の生活の中では、縁遠い存在の行政書士。

同じ士業でも、弁護士や税理士と聞くと、少しはイメージできるかと思いますが、行政書士と聞いても、イメージできる方は少ないの実情です。

日本行政書士会連合会のウェブサイトから、「行政書士とは?」という説明を引用してみる
と、

「行政書士は、行政書士法(昭和 26 年 2 月 22 日法律第 4 号)に基づく国家資格者で、他人の依頼を受け報酬を得て、役所に提出する許認可等の申請書類の作成並びに提出手続代理、遺言書等の権利義務、事実証明及び契約書の作成等を行います」
と記載があります。

一般的には、

・街の法律家
・代筆屋
などと呼ばれます。

・役所に提出する資料を、お客様に代わって作成提出すること
が主な仕事です。


行政書士の仕事の仕方・大きな流れ

「役所に提出する資料を、お客様に代わって作成提出すること」が、行政書士の仕事ですが、一般的な仕事の流れは、以下のような流れとなります。

1. お客様からご相談を受けて、案件を受けられるかの判断を行う

2. 受けられる場合、必要書類の依頼、書類作成のためのヒアリング、スケジュール、注意
点の説明を行う。

3. 所長もしくは社員の指示のもと、お客様とやりとりしながら、必要な書類を集めて書類
を作成する


弊社での仕事の分担

弊社では、仕事を 3 つに分担して、対応しています。


1.所長もしくは社員が担当:お客様からご相談を受けて、案件を受けられるかの判断を行う

2.所長もしくは社員が担当:受けられる場合、必要書類の依頼、書類作成のためのヒアリング、スケジュール、注意点の説明を行う。

3.経験の浅いスタッフの方担当:所長もしくは社員の指示のもと、お客様とやりとりしながら、必要な書類を集めて書類を作成する





経験の浅いスタッフの方にお願いしたいお仕事としては、

3.経験の浅いスタッフの方担当:所長もしくは社員の指示のもと、お客様とやりとりしながら、必要な書類を集めていく
となります。

現在、マンパワーが少ないこともあり、所長もしくは社員が、3 の作業まで対応しているのが現状です。

なんとか、経験の浅いスタッフの皆様のお力をお借りして、現在お待ちいただいているお客様のご要望にもお応えしたいと考えています。



書類作成の流れは?



「役所に提出する資料を、お客様に代わって作成提出すること」が行政書士の主な仕事です。

では、役所に提出する資料は、どのようにして作っていくのでしょうか?


1. 事前準備

2. お客様がヒアリングシート記入

3. ヒアリングシートチェック

4. 書類作成開始

5. お客様へ不足資料の連絡、催促

6. 作成完了、役所に提出

7. 役所からの指摘事項の対応

8. お客様に依頼

9. 必要書類の提出、完了

1. 事前準備
お客様に代わって作成提出するために、必要最低限の情報や資料が必要となります。お客様にヒアリングシートをお送りします。

2. お客様がヒアリングシート記入
お客様は、送られてきたヒアリングシートに記入して、必要最低限の情報や資料をご準備いただきます。

3. ヒアリングシートチェック
お客様から送られてきた記入済みのヒアリングシートの内容をチェックします。
名前の読み仮名や、未記入の項目について、お客様に問い合わせを行います。

4. 書類作成開始
問い合わせが終了したら、ここで書類作成に入ります。

5. お客様へ不足資料の連絡、督促書類を作成していく中で、不足資料がある場合があるのでご連絡します。また、お送りいただいていない資料がある場合は、お客様に督促の連絡をします。

6. 作成完了、役所に提出
資料が完了したら、役所に提出します。
(提出期限があることが多いです)

7. 役所からの指摘事項の対応
役所から何かしらの指摘事項(資料が足りない、資料が間違っているなど)がありますので、そちらに対応します。

8. お客様に依頼
役所からの指摘事項で、追加でお客様にもご協力いただく場合は、お客様にご連絡します。

9. 必要書類の提出、完了
役所、お客様との何度かのやり取りの後、必要書類を提出して、完了となります。


どんな能力が求められる?

求められる能力は、ズバリ
・マニュアル手引読解能力
・調べ方・検索能力の高さ
です。

もしかしたら、

・難解な法律知識が全て頭の中に入っていて、過去の経験を元に、
論理的思考を駆使して、ロジカルに考えて、対応していく
というイメージを持たれていることと思います。

確かにそういうことも必要な場面もありますが、そういったことは、基本的には、所長・社員が担当します。

経験の浅いスタッフの方にお願いしたい仕事で必要なことは、
・マニュアル手引読解能力
・調べ方、検索能力の高さ

なんです。

一つずつ詳しくご説明していきますね。


◆マニュアル手引読解能力とは?

書類を作成する時に、最も重要なことは、何だと思いますか?

専門的な知識・経験ではありません。

それは・・・”役所のマニュアル手引を読める、読解できる”ということなんです。

提出する書類は、多数に及びますが、それぞれにルールが厳格に決められています。

マニュアルに沿って作成することが、絶対条件として求められます。
マニュアル手引は、行政にも当事務所にも多数用意しています。

「マニュアル手引通りに作成できる」。
意外に思うかもしれませんが、これが一番重要なんです。

さらに、そして、行政書士業務の仕事は、3000種類あるといわれており、未知未体験の業務を扱うことも少なくありません。

したがって、

役所等のマニュアル手引きを確認 → お客様へ回答

役所等のマニュアル手引きを確認 → 書類作成

役所等のマニュアル手引きを確認 → 行政と交渉

が基本的流れとなります。


◆インターネットでの調べ方、検索能力の高さ



お客様からの質問は基本的にイレギュラーな質問が多く、

また、扱う業務は1件ごとに特殊性がございます。

従いまして、弊社内にも過去のノウハウや事例が全く使えないというケースが多々ございます。

さらに、さきほども御話したとおり行政書士業務の仕事は、3000種類あるといわれており、未知未体験の業務を扱うことも少なくありません。

したがって、

法令等の検索・調査 → お客様へ回答

法令等の検索・調査 → 書類作成

法令等の検索・調査 → 行政と交渉

が基本的流れとなります。

従いまして、専門的な知識経験よりも検索・調査能力が高い方が法律系の事務所では向いているでしょう。

意外に思うかもしれませんが、マニュアルやルール運用は、役所の Web サイトなどのインターネット上にもあります。ですので、効率よいインターネットでの調べ方も重要になってきます。

お客様からの質問にすぐに回答できない社員や所長に代わって、調べていただくこともあります。

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