秘書スタッフの1日 バックアップ
秘書スタッフの1日
秘書は、主に事務所のバックオフィス全般を担当します。
大きく分けると
- 入出金
- 採用関連対応
- 外注さんの対応
- 補助金申請
- お客様からの問い合わせ対応
がメインの仕事です。
それぞれの対応の1日のリアルタイムでの流れを紹介します。
PCでwebサイトやITツールを利用して業務を薦めていくことが
中心のためいつでもどこでもできます。
業務に応じて色んなツールや事務所内でも未経験のツールを
利用するため、サイトのマニュアルなどを調べながら操作方法を
学んでいくことも行うこともあります。
入出金対応がメインの日のスケジュール
入出金の対応は、週に1回 弊所への入金情報の確認と
月1回 給料明細の振込が大きな仕事となります。
また一部のお客様の請求書発行作業も行ってます。
週に1回 弊所への入金情報の確認する日のスケジュール
9:00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備
9:30 銀行のwebサイト(みずほダイレクト)にて入出金対応
経費の振込依頼があれば、振込対応をする。
入金情報を見て入金情報を確認し、請求書発行システム(Misoca)にて、入金情 報を登録する。
入金情報を所内スタッフへgmailやchatworkにて伝達する。
10:00 入金があったお客様には、メール等で入金のお礼を作成する。
※入金が多い日は、量が多く1時間以上かかることも※
お客様あての対応を行った場合は、所内での情報共有のため
kintoneの活動履歴のアプリに情報を登録して顧客対応の履歴を
管理します。
11:30 メールを送信して入金確認業務完了
他の業務へ移る
月1回 給料明細の振込弊所への入金情報の確認する日のスケジュール
9:00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備
9:30 銀行のwebサイトにてスタッフ給料と外注さんへの外注費の振込
大体全部で、15~20人くらいの振込を行います。
銀行振込は午後に対応した場合、当日に振込ができないことも
あるので、朝一に対応してます。
振り込みをした後は、所内間の連絡ツールであるchatworkに
て、事務所スタッフには振り込み連絡と給料明細の送付、外注
さんには振込連絡をします。
給料明細に間違いがあった場合は、修正対応に追われるため少
しあわただしくなります。
10:30~11:00 作業完了
他の業務へ移る
随時 お客様への請求書の発行をする日のスケジュール
~11:00 採用など他の優先する業務を行う
11:00 Misocaにログインする。
見積や請求書を過去作成した請求書を元に作成する。
請求書を作成する時は、見積書を元に請求書を作成してい
るが、許認可手続きを行った際にオプション(手続きの追
加、交通費など)が発生しなかったか?
請求する追加項目の漏れをしないようにお客様のやり取り
をkintoneやExcelの進捗シートを確認して請求書を発行す
る。
採用関連対応がメインの日のスケジュール
採用対応は基本的に毎日行ってますが、内容によって
週に1回や月数回など多々バリエーションがります。
- 毎日行う:応募者の方の対応
- 週1回程度:応募者の方の採否決定とその後の対応
- 月数回:採用説明会、事務所見学会の対応
- 随時:面接準備と対応
※採用の対応では、自身でメールの文面を考えて、
メール案を作成することが多くなります。
応募者の方の対応のみの日
9:00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備
9:30 採用対応開始
❖求人媒体(タウンワーク、ハローワーク、indeed、
engage)や 弊社のエントリーフォームからの新規応募の確
認し、応募者へ求人媒体のシステムからプレエントリーの依
頼をメールで案内する
情報共有シート(googleスプレッドシート)に記載。
記載内容の一次審査を(googleスプレッドシート)行う。
❖適性試験(スカウター)の登録とご案内する。
案内はスカウターシステムから送信している。
❖説明会と2次課題のご案内をgmailより行う
10:00 新規応募者のエントリーフォームの記載内容の一次審査を行う
10:30 採用関連のメールの対応
❖受領した課題をgoogleDriveに格納と
受領確認をgmailにて返信
❖面接の日程を所内でchatoworkで調整
❖求人について質問回答の案 作成
❖スカウターの受検結果の確認と整理
11:00~11:15 作業終了
他の業務へ移る
週1回程度:応募者の方の採否決定がある日
毎日行う応募者の対応を行ったあと
11:15~30 採否決定のミーティングの準備とzoomのURLを設定
❖採否判断ができる人の情報をシート上で整理して、ミーティン
グを円滑に薦めるようにする
❖zoomでミーティングを行う場合は、zoomの会議の登録を
行い関連者へ通知する。
11:30~12:30 zoomもしくは対面で採否決定のミーティングを
先生と一緒におこない、次のアクションを決める。
(↑時間は日によって替わる)
12:30~ 他の業務を優先する際は他の業務を行う
or
12:30~ 優先する他の業務がない場合は、ミーティングで決まった応募者のかたの次の対応を行う。
おもにgmailメールにて対応
❖選考通過連絡
課題を依頼する場合はその課題に関するファイルの設定
❖職務経歴書の依頼→弊社書式を用いるので
google Driveにて共有設定とファイルのURL
を設定する
❖採用連絡
❖不採用連絡
13:30~14:30 作業終了
他の業務へ移る
月数回:採用説明会、事務所見学会の対応がある日
■採用説明会がある日(@zoomで説明会を行います)
~11:45 他の業務を行ってます。
11:45 zoomにログインして、事前に設定した採用説明会の会議に
参加し、開始をまちます。
開始までは基本的は柏崎先生が対応します。
12:00-14:45頃 zoomによる説明会が開始
遅れてログインしてきた人や途中で接続が悪くなって
説明会から退出した人の再入室許可をzoom上で行う
14:30-15:00 次回の採用説明会に向けてホームページ等の
修正作業を行う
❖次回のzoomの設定
次回開催時の会議登録をzoomのサイトから行い、
皆様に案内するURLとIDを設定する
❖採用ホームページ(QHMを試用)上の開催の日程と
次回のミーティングURLのを修正
❖参加申込者への連絡する内容をアスメルにて訂正
■事務所見学会の翌日
※事務所見学会は先生が全て対応します。
その翌日
11:00~11:15 次回の事務所見学会に向けてホームページ等の修正作業を行う
❖採用ホームページ(QHMを試用)上の開催の日程を
修正
❖参加申込者への連絡する内容をアスメルにて訂正
随時:面接がある日
面接開始の2-3時間前までに 面接時に行う、適性試験(スカウター)の設定と案内をメールで行う
面接開始時間 事務所勤務の方は、面接者のはじめの対応を行う
(面接方法がzoom、来所の場合どちらも)。
面接時課題の案内等
外注さん対応がメインの日のスケジュール
弊所は、数多くの外注さんのサポートを受けております。
外注さんとは事務所と直接契約するかた、クラウドソーシングサイト(ランサーズ)を利用してお仕事をお願いしてます。
秘書は主にランサーズの対応をしております。内容によって週に1回や月数回など多々バリエーションがります。
- 毎日行う:ランサーズでの進捗確認や発注者の対応、データ送付やメール対応
- 週数回程度:検品をする
- 月数回: 依頼する仕事の発注
毎日:ランサーズの進捗確認のみの日
~10:00 他の業務
10:00-10:15 ランサーズにログインする。
❖進行している案件の進捗管理(作業完了した案件
の支払対応、作業者の選定や決定の作業等を
サイト の発注者管理画面から行う)
❖ランサーズ届いているメールがあれば、その返信
の対応をする
メール対応の詳細
・作業をして下さった方の納品物の確認とお礼
・発注している仕事に質問がきたらその対応
・納期について相談があればその対応
❖仕事の依頼、依頼者決定、納品連絡、支払いなど
すべてランサーズのシステムで行います。
❖ランサーズでは、音声データのやり取りをするこ
とがあります。
データ量が多いのでギガファイル便やgoogle Drive
のURLを用いた共有方法を使ってデータを送信しや
すくしたりすることもあります。
※メルカリを使った事があれば、それと似た流れなのでイメージがしやすいです。※
週数回:検品がある日の対応
- 11:30 先に対応しなくてはいけない業務を処理する
11:30-11:45 ランサーズにログインして、
進行している案件の、進捗管理など一連の確認を する
11:45-13:45 検品作業を行う。
❖納品はランサーズのメッセージでExcelやwordで届きます。
❖発注した仕事内容にもよりますが、ボリュームが
多いものは大体1~2時間掛けて発注した内容と納品物が
それに見合っているか確認
❖内容ば不適合な場合は、作業者にどこがだめで、
どのように修正してほしいか指示をだして、修正を依頼する
(月数回: 依頼する仕事の発注がある日の対応)
~11:30 先に対応しなくてはいけない業務を処理する
11:30- ランサーズのサイト上から発注する仕事の内容を作成する
❖発注する仕事内容は、先生からざっくりとした概案の指示
(概要と発注の目的)がある。
それに合わせて、過去に出した案件や他の方が出している案
件を参考に発注する仕事の内容を考える。
12:00~12:30 発注する案ができたら先生に確認して、発注する。
修正がなければ、その内容でランサーズのサイト
から依頼を登録して発注する
修正指示があれば、再度修正して先生の意図に合う 内容に変更
問い合わせ対応時のスケジュール
弊社がお客様から受ける問い合わせの手段は大きく下記3つあります。
- 電話
- メール
- HPに設置している問い合わせフォーム
こ ち らに届いたお問い合わせをスタッフにお知らせするために、
kintoneの問い合わせアプリに情報を記載してます。
こ ち らは毎日対応します。
9:00~9:15 前日に退勤した後から出勤までにあった問い合わせを確
認します。
問い合わせはgmailやchatworkに通知が来るので、
そこから情報を拾ってkintoneに登録します。
その後他の業務を行います。
業務量によりますが、勤務中は他の業務の合間に手が空いた先に、
営業中に入った問い合わせがあれば、随時kitnoneのお問い合わせ管理にいれます。
12:45頃~13:00 勤務中に入った問い合わせを確認し、kintoneに登録します。
補助金申請など対応時のスケジュール
事務所運営の資金確保の1つの方法として、補助金を活用しております。
数か月に1回くらいの割合で、補助金に関するの作成作業があります。
補助金業務は大きく分けて
- 補助金申請業務
- 補助金 実績報告業務
にわかれます。
年度が替わったはじめは申請業務が、年度の後半は報告業務が多くなります。
【補助金申請業務がある日のスケジュール
補助金申請がある際は、1日で作業は終らず2~3週間くらいは、
申請に必要な書類の収集と作成をしています。
(申請作業開始前)
~11:30 他の優先する業務を行う
11:30-14:00頃 申請する補助金のサイトを一読、補助金の要綱を読
み申請に必要な書類、〆切などを把握する。
〆切に間に合うように作業スケジュールをたてる
(申請作業開始)
~11:30 他の優先する業務を行う
11:30-14:00頃 作業開始前に読んだ要綱に併せて資料を収集する。
❖申請書式が決まっていることが多いので、その
申請書式は補助金のサイトにデータがあるの
で、ダウンロートする。wordかExcelのファイ
ルであるこが多いです。
❖申請は補助金によって郵送やインターネットか
らの応募でのみ受け付ける場合様々です。
インターネットで申し込むときは、通販サイト
の送付先の情報を入れるような形式が多いで
す。
申請フォームは補助金よって記載方法がか
わります。
大体、申請〆切の3週間くらいから作業を始めます。
申請が終るまでは大体1-2時間くらいは作業状況に併せて
出勤時はほぼ毎日、申請書類を作成してます。
【補助金 実績報告書作成 業務がある日のスケジュール】
補助金実績報告書がある際は、申請時と同じで1日で作業は
終らず2~3週間くらいは、申請に必要な書類の収集と作成をしています。
実績報告書作成 作業開始前
~11:30 他の優先する業務を行う
11:30-14:00頃 実績報告をする補助金の要綱を読み、実績報告に
必要な書類、〆切 などを把握する。
〆切に間に合うように作業スケジュールをたて
る。
〆切は厳守になるので、そこは注意します。
実績報告書作成 作業開始
~11:30 他の優先する業務を行う
11:30-14:00頃 作業開始前に読んだ実績報告の内容に併せて資料を収集する。
❖補助金が採択された場合は、その時にある程度必
要な収集資料の提示があるので、補助金で購入す
るものは事前にある程度必要な書類(見積書、請
求書、領収書、製品の仕様書)を纏めてるのでそ
こから情報をひっぱってきて作成することが多いです。
❖実績報告申請書は書式が決まっていることが多く、
その申請書式は補助金のサイトにデータがあるので、
ダウンロートする。
wordかExcelのファイルであることが多いです。
❖実績報告書は、郵送提出が多いです。
ファイル作成後は、書類が手元に残らないのでスキャナーで
作成した書類はスキャナーでデータをとります。
こちらも補助金の申請と同じで申請期限に間に合うように
スケジュールを組みます。
申請が終るまでは大体1-2時間くらいは作業状況に併せて出勤時は
ほぼ毎日、申請書類を作成してます。